Der achtstufige Buchhaltungszyklus ist für alle Arten von Buchhaltern wichtig zu wissen. Er gliedert den gesamten Prozess der Aufgaben eines Buchhalters in acht grundlegende Schritte. Viele dieser Schritte werden häufig durch Buchhaltungssoftware und Technologieprogramme automatisiert. Für Buchhalter kleiner Unternehmen, die mit minimaler technischer Unterstützung arbeiten, kann es jedoch wichtig sein, die Schritte zu kennen und manuell anzuwenden.
SCHLUSSFOLGERUNGEN
- Der Buchungskreislauf ist ein Verfahren, das den Unternehmern die buchhalterische Erfassung der Geschäftsaktivitäten erleichtern soll.
- Ein Buchhaltungszyklus umfasst in der Regel acht Schritte.
- Mit dem Abschluss des Buchhaltungszyklus erhalten die Unternehmenseigentümer einen umfassenden Finanzbericht, der zur Analyse des Unternehmens dient.
- Die acht Schritte des Buchhaltungszyklus sind: Identifizierung von Transaktionen, Aufzeichnung von Transaktionen in einem Journal, Buchung, unangepasste Summenbilanz, Arbeitsblatt, Anpassung von Journaleinträgen, Jahresabschlüsse und Abschluss der Bücher.
- Obwohl die Buchführung fast ausschließlich elektronisch erfolgt, muss sie dennoch sorgfältig geprüft werden.
Was ist der Buchhaltungszyklus?
Der Buchhaltungszyklus ist ein grundlegender, achtstufiger Prozess zur Erledigung der buchhalterischen Aufgaben eines Unternehmens. Er bietet einen klaren Leitfaden für die Erfassung, Analyse und abschließende Berichterstattung über die finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens.
Der Rechnungslegungszyklus wird umfassend über einen ganzen Berichtszeitraum genutzt. Daher kann es ein Schlüsselelement für die Aufrechterhaltung der Gesamteffizienz sein, während des gesamten Zeitrahmens des Prozesses organisiert zu bleiben. Die Perioden des Buchhaltungszyklus variieren je nach Berichtsbedarf. Die meisten Unternehmen versuchen, ihre Leistung auf monatlicher Basis zu analysieren, einige konzentrieren sich jedoch stärker auf vierteljährliche oder jährliche Ergebnisse.
Unabhängig davon haben die meisten Buchhalter einen Überblick über die Finanzlage des Unternehmens von Tag zu Tag. Insgesamt ist die Festlegung der Zeitspanne für jeden Buchhaltungszyklus wichtig, weil dadurch bestimmte Daten für die Eröffnung und den Abschluss festgelegt werden. Sobald ein Buchhaltungszyklus abgeschlossen ist, beginnt ein neuer Zyklus, der den achtstufigen Buchhaltungsprozess von vorne beginnen lässt.
Das Verständnis des 8-stufigen Buchhaltungszyklus
Der achtstufige Buchhaltungszyklus beginnt mit der Erfassung jeder einzelnen Unternehmenstransaktion und endet mit einem umfassenden Bericht über die Aktivitäten des Unternehmens für den vorgesehenen Zykluszeitraum. Viele Unternehmen verwenden eine Buchhaltungssoftware, um den Buchhaltungszyklus zu automatisieren. So können die Buchhalter die Zyklusdaten programmieren und automatische Berichte erhalten.
Je nach dem System des jeweiligen Unternehmens kann mehr oder weniger technische Automatisierung eingesetzt werden. In der Regel erfordert die Buchführung eine gewisse technische Unterstützung, aber es kann auch erforderlich sein, dass ein Buchhalter an verschiedenen Stellen in den Buchführungszyklus eingreift.
Jedes einzelne Unternehmen muss den achtstufigen Rechnungslegungszyklus in der Regel in gewisser Weise modifizieren, um ihn an das Geschäftsmodell und die Rechnungslegungsverfahren seines Unternehmens anzupassen. Die Anpassung an die Periodenrechnung im Gegensatz zur Kassenbuchführung ist in der Regel ein wichtiges Anliegen.
Unternehmen können auch zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung wählen. Die doppelte Buchführung ist für Unternehmen erforderlich, um alle drei wichtigen Finanzberichte zu erstellen: die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Kapitalflussrechnung.
Die 8 Schritte des Rechnungslegungskreislaufs
Zu den acht Schritten des Rechnungslegungszyklus gehören folgende:
Schritt 1: Identifizieren von Transaktionen
Der erste Schritt im Buchhaltungszyklus ist die Identifizierung von Transaktionen. Unternehmen haben im Laufe des Buchhaltungszyklus viele Transaktionen. Jede dieser Transaktionen muss in den Büchern des Unternehmens ordnungsgemäß erfasst werden.
Die Buchführung ist für die Aufzeichnung aller Arten von Transaktionen unerlässlich. Viele Unternehmen verwenden für die Erfassung von Verkaufstransaktionen eine mit ihren Büchern verknüpfte Kassentechnologie. Neben den Verkäufen gibt es auch Ausgaben, die sehr unterschiedlich sein können.
Schritt 2: Transaktionen in einem Journal aufzeichnen
Der zweite Schritt in diesem Zyklus ist die Erstellung von Journaleinträgen für jede Transaktion. Die Kassentechnologie kann helfen, die Schritte eins und zwei zu kombinieren, aber die Unternehmen müssen auch ihre Ausgaben verfolgen. Die Wahl zwischen periodengerechter Buchführung und Kassenbuchführung bestimmt, wann Transaktionen offiziell verbucht werden. Beachten Sie, dass bei der Periodenrechnung Einnahmen und Ausgaben zusammengeführt werden müssen, so dass beide zum Zeitpunkt des Verkaufs verbucht werden müssen.
Die Kassenbuchführung erfordert die Aufzeichnung von Transaktionen, wenn Bargeld entweder empfangen oder bezahlt wird. Die doppelte Buchführung erfordert die Erfassung von zwei Einträgen bei jeder Transaktion, um eine sorgfältig ausgearbeitete Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Kapitalflussrechnung zu erstellen.
Nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) müssen börsennotierte Unternehmen ihre Jahresabschlüsse bis auf wenige Ausnahmen nach dem Grundsatz der Periodenabgrenzung erstellen.
Bei der doppelten Buchführung hat jede Transaktion eine Soll- und eine Habenseite, die sich gegenseitig ausgleichen, wie es bei Transaktionen zwischen Unternehmen üblich ist. Die einfache Buchführung ist mit der Verwaltung eines Scheckbuchs vergleichbar. Sie liefert einen Bericht über die Salden, erfordert aber keine Mehrfachbuchungen.
Schritt 3: Entsendung
Sobald eine Transaktion als Journalbuchung erfasst ist, sollte sie auf ein Konto im Hauptbuch gebucht werden. Das Hauptbuch bietet eine Aufschlüsselung aller Buchhaltungsaktivitäten nach Konten. Dadurch kann der Buchhalter die Finanzpositionen und den Status der einzelnen Konten überwachen. Eines der Konten, auf die im Hauptbuch am häufigsten verwiesen wird, ist das Kassenkonto, das Aufschluss über die Höhe der verfügbaren Barmittel gibt.
Das Hauptbuch war früher der Goldstandard für die Aufzeichnung von Transaktionen, aber jetzt, da fast alle Buchhaltungsvorgänge elektronisch durchgeführt werden, ist das Hauptbuch weniger wichtig, da alle Transaktionen automatisch protokolliert werden.
Schritt 4: Unbereinigte Summenbilanz
Am Ende des Buchhaltungszeitraums wird als vierter Schritt des Buchhaltungszyklus eine Probebilanz berechnet. Die Probebilanz zeigt dem Unternehmen die unbereinigten Salden der einzelnen Konten. Die unbereinigte Probebilanz wird dann in den fünften Schritt zur Prüfung und Analyse übertragen.
Dies ist der erste Schritt, der erfolgt, wenn der Rechnungszeitraum beendet ist und alle Vorgänge identifiziert, erfasst und in das Hauptbuch gebucht wurden (dies geschieht in der Regel elektronisch und automatisch, aber nicht immer).
Mit diesem Schritt soll sichergestellt werden, dass der gesamte Habensaldo und der gesamte Sollsaldo gleich sind. In dieser Phase können viele Fehler entdeckt werden, wenn die Zahlen nicht übereinstimmen.
Schritt 5: Arbeitsblatt
Die Analyse eines Arbeitsblatts und die Identifizierung von Berichtigungsbuchungen bilden den fünften Schritt im Zyklus. Es wird ein Arbeitsblatt erstellt und verwendet, um sicherzustellen, dass Soll und Haben gleich sind. Gibt es Diskrepanzen, müssen Anpassungen vorgenommen werden.
Neben der Ermittlung von Fehlern können bei der periodengerechten Buchführung auch Berichtigungsbuchungen für den Abgleich von Einnahmen und Ausgaben erforderlich sein.
Schritt 6: Anpassung der Journalbuchungen
Im sechsten Schritt nimmt ein Buchhalter Anpassungen vor. Berichtigungen werden gegebenenfalls als Journalbuchungen erfasst.
Schritt 7: Finanzausweise
Nachdem das Unternehmen alle Berichtigungsbuchungen vorgenommen hat, erstellt es im siebten Schritt seine Jahresabschlüsse. Für die meisten Unternehmen umfassen diese Abschlüsse eine Gewinn- und Verlustrechnung, eine Bilanz und eine Kapitalflussrechnung.
Schritt 8: Abschluss der Bücher
Schließlich beendet ein Unternehmen den Buchhaltungszyklus im achten Schritt, indem es seine Bücher am Ende des Tages zum festgelegten Stichtag abschließt. Die Abschlussrechnungen liefern einen Bericht zur Analyse der Leistung während des Zeitraums.
Nach dem Abschluss beginnt der Buchhaltungszyklus wieder von vorne mit einem neuen Berichtszeitraum. Der Abschluss ist in der Regel ein guter Zeitpunkt, um Unterlagen einzureichen, für den nächsten Berichtszeitraum zu planen und einen Kalender mit künftigen Ereignissen und Aufgaben zu erstellen.
Was ist der Unterschied zwischen dem Buchhaltungszyklus und dem Budgetzyklus?
Der Hauptunterschied zwischen dem Buchhaltungszyklus und dem Budgetzyklus besteht darin, dass der Buchhaltungszyklus Transaktionen zusammenstellt und bewertet, nachdem sie stattgefunden haben. Der Budgetzyklus ist eine Schätzung der Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum in der Zukunft, der noch nicht stattgefunden hat. Ein Budgetzyklus kann vergangene Buchhaltungsauszüge zur Vorhersage von Einnahmen und Ausgaben nutzen.
Wie sind die Schritte des Rechnungslegungskreislaufs geordnet?
Die Schritte im Buchhaltungszyklus sind die Identifizierung von Transaktionen, die Aufzeichnung von Transaktionen in einem Journal, die Buchung der Transaktionen, die Erstellung der unangepassten Summenbilanz, die Analyse des Arbeitsblatts, die Korrektur von Unstimmigkeiten bei Journalbuchungen, die Erstellung eines Jahresabschlusses und der Abschluss der Bücher.
Was ist der Hauptzweck des Rechnungslegungskreislaufs?
Der Hauptzweck des Buchführungszyklus besteht darin, die Richtigkeit und Konformität der Jahresabschlüsse zu gewährleisten. Auch wenn die Buchführung größtenteils elektronisch erfolgt, ist es dennoch wichtig, dass alles korrekt ist, da sich Fehler mit der Zeit häufen können.
Was sind die Vor- und Nachteile der Buchhaltung?
Einige Vorteile der Rechnungslegung sind, dass sie bei der Besteuerung, der Entscheidungsfindung und der Unternehmensbewertung hilft und wichtige Parteien wie Investoren und Strafverfolgungsbehörden mit Informationen versorgt. Einige Nachteile sind, dass die Informationen verzerrt sein können, dass sie bis zu einem gewissen Grad geschätzt werden können, dass sie manipuliert werden können und dass die zur Messung der Unternehmensleistung verwendeten Einheiten, nämlich Bargeld, ihren Wert verändern.
Die Quintessenz
Der achtstufige Buchhaltungszyklus erleichtert Buchhaltern und vielbeschäftigten Unternehmern die Buchführung. Er kann dazu beitragen, das Rätselraten über die Handhabung von Buchhaltungsaktivitäten zu beseitigen. Er trägt auch dazu bei, Konsistenz, Genauigkeit und eine effiziente Analyse der finanziellen Leistung zu gewährleisten.
