Was ist Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das Entgelt, das ein Unternehmen seinen Mitarbeitern für einen bestimmten Zeitraum oder zu einem bestimmten Datum zahlen muss. Sie wird in der Regel von der Buchhaltung oder der Personalabteilung eines Unternehmens verwaltet. In kleinen Unternehmen kann die Gehaltsabrechnung direkt vom Inhaber oder einem Mitarbeiter erledigt werden.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird zunehmend an spezialisierte Unternehmen ausgelagert, die sich um die Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen, Versicherungen und buchhalterische Aufgaben, wie z. B. Steuerabzüge, kümmern. Viele Payroll Fintech -Firmen wie Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel und Wagestream nutzen Technologien zur Vereinfachung der Gehaltsabrechnung. Diese Lösungen ermöglichen eine bequemere und schnellere Auszahlung der Löhne und Gehälter und stellen digitale Lohnabrechnungsdokumente mit innovativen technologiegestützten Dienstleistungen bereit, die in der Gig- und Outsourcing-Wirtschaft benötigt werden.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann sich auch auf die Liste der Mitarbeiter eines Unternehmens und die Höhe der jedem von ihnen zustehenden Vergütung beziehen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für die meisten Unternehmen ein wichtiger Kostenfaktor und fast immer absetzbar, d. h. die Kosten können vom Bruttoeinkommen abgezogen werden, wodurch sich das steuerpflichtige Einkommen des Unternehmens verringert. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann aufgrund von Überstunden, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und anderen Variablen von einem Lohnzeitraum zum anderen unterschiedlich ausfallen.
SCHLUSSFOLGERUNGEN
- Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das Entgelt, das ein Unternehmen seinen Arbeitnehmern für einen bestimmten Zeitraum und zu einem bestimmten Datum zahlen muss.
- Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter, die Berechnung des Gehalts und die Verteilung der Zahlungen per direkter Einzahlung oder Scheck umfassen.
- Die Unternehmen müssen jedoch auch Buchhaltung und Aufzeichnungen führen und Mittel für Medicare, Sozialversicherung und Arbeitslosensteuer zurücklegen.
- Unternehmen können professionelle Dienstleistungen in Anspruch nehmen und ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern oder cloudbasierte Software verwenden, wenn sie dies nicht selbst tun wollen.
- Die Berechnung der Gehaltsabrechnung umfasst viele Komponenten und kann sehr komplex sein.
Verständnis der Gehaltsabrechnung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Bezahlung der Mitarbeiter eines Unternehmens, der die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, die Berechnung des Gehalts der Mitarbeiter und die Verteilung der Zahlungen über direkte Einzahlungen auf die Bankkonten der Mitarbeiter oder per Scheck umfasst. Die Unternehmen müssen jedoch auch buchhalterische Aufgaben wahrnehmen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die einbehaltenen Steuern, Prämien, Überstundenvergütungen, Krankheitszeiten und Urlaubsgeld zu erfassen. Die Unternehmen müssen den an die Regierung zu zahlenden Betrag für Medicare, Sozialversicherung und Arbeitslosensteuer zurückstellen und aufzeichnen.
Viele Unternehmen verwenden Softwarelösungen zur Verwaltung ihrer Gehaltsabrechnung. Die Mitarbeiter geben ihre Stunden über eine API ein, und ihr Lohn wird verarbeitet und auf ihre Bankkonten überwiesen.
Viele mittelgroße und große Unternehmen lagern Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste aus, um den Prozess zu rationalisieren. Die Arbeitgeber erfassen die Arbeitsstunden jedes Arbeitnehmers und leiten diese Informationen an den Gehaltsabrechnungsdienst weiter. Am Zahltag berechnet der Gehaltsabrechnungsdienst den Bruttobetrag, der dem Arbeitnehmer zusteht, auf der Grundlage der Anzahl der im Lohnzeitraum geleisteten Arbeitsstunden oder -wochen und des Lohnsatzes. Der Dienst zieht Steuern und andere Einbehalte vom Verdienst ab und zahlt dann die Arbeitnehmer aus.
Besondere Überlegungen
Arbeitgeber mit einem Bruttoumsatz von 500.000 Dollar oder mehr pro Jahr unterliegen den Anforderungen des 1938 verabschiedeten Fair Labor Standards Act (FLSA). Dabei handelt es sich um ein US-amerikanisches Gesetz, das Arbeitnehmer vor bestimmten unlauteren Lohnpraktiken schützt. Der FLSA enthält verschiedene Arbeitsvorschriften, darunter Mindestlöhne, Überstundenvergütung und Beschränkungen für Kinderarbeit. In den FLSA-Bestimmungen ist beispielsweise festgelegt, wann Arbeitnehmer als im Dienst befindlich gelten und wann sie für Überstunden bezahlt werden müssen.
Das Gesetz schreibt vor, dass Überstunden – also Stunden, die über 40 Stunden pro Woche hinaus geleistet werden – mit dem Anderthalbfachen des regulären Stundensatzes zu vergüten sind. Einige Arbeitnehmer sind vom FLSA ausgenommen, und das Gesetz gilt nicht für unabhängige Auftragnehmer oder Freiwillige, da sie nicht als Arbeitnehmer gelten.
Einige stundenweise Beschäftigte fallen nicht unter den FLSA, sondern unterliegen anderen Vorschriften. So unterliegen beispielsweise Eisenbahner dem Railway Labor Act, und Lkw-Fahrer fallen unter das Motor Carriers Act.
Der FLSA legt auch fest, wie Arbeitsplätze zu behandeln sind, die hauptsächlich durch Trinkgelder vergütet werden. Im Falle von Servicekräften, die Trinkgelder erhalten, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Mindestlohn zahlen, es sei denn, sie erhalten regelmäßig mehr als 30 Dollar pro Monat aus Trinkgeldern.
Vorteile und Nachteile der Inanspruchnahme professioneller Gehaltsabrechnungsdienste
Ein großer Vorteil von Gehaltsabrechnungsdiensten besteht darin, dass sie eine Vielzahl von Berichten erstellen können, die die Buchführung vereinfachen und den Unternehmen helfen, die gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen zu erfüllen. Der Gehaltsabrechnungsdienst kann auch Aufzeichnungen darüber führen, wie viel Urlaub oder persönliche Zeit die Mitarbeiter verbraucht haben.
Was die Nachteile betrifft, so müssen sich Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern, bei der genauen Abrechnung auf Personen außerhalb des Unternehmens verlassen. Im Falle eines Fehlers muss sich das Personal des Unternehmens vor Ort mit verärgerten Mitarbeitern auseinandersetzen. Bei Fehlern des Gehaltsabrechnungsdienstes müssen die Unternehmen möglicherweise auch mit Steuerstrafen rechnen.
Ein weiterer Nachteil ist, dass Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste teurer sind als eine eigene Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Dienste können eine feste monatliche Gebühr erheben oder verschiedene Zahlungsstrukturen für unterschiedliche Leistungsebenen anbieten. Aufgrund ihrer Kosten sind Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste möglicherweise nicht die beste Option für kleine Unternehmen mit knappen Betriebsbudgets.
Vorteile professioneller Gehaltsabrechnungsdienste
- Zugang zu einer Vielzahl von Berichten
Vereinfachte Buchführung und Steuereinhaltung
- Aufzeichnung der von den Mitarbeitern genommenen Urlaubstage und persönlichen Zeiten
Nachteile professioneller Gehaltsabrechnungsdienste
- Personen außerhalb des Unternehmens sind in Finanz- und Steuerinformationen eingeweiht.
Internes Personal muss den Mitarbeitern bei Problemen mit der Gehaltsabrechnung weiterhin helfen.
- Das Unternehmen kann aufgrund von Fehlern des Gehaltsabrechnungsdienstes mit Steuerstrafen belegt werden.
- Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste können teuer sein, was für kleine Unternehmen ein Problem darstellt.
Je mehr ein Unternehmen wächst, desto komplexer werden seine Buchhaltungsanforderungen. Größere Unternehmen müssen unter Umständen in ein individuelles Enterprise Resource Planning (ERP)-System für ihre Buchhaltungs- und Lohnbuchhaltungsfunktionen investieren.
Software-Programme für die Gehaltsabrechnung
Anstelle von spezialisierten Gehaltsabrechnungsdiensten entscheiden sich einige Unternehmen für Softwareprogramme für die Gehaltsabrechnung. Sobald das Unternehmen die Software erworben hat, fallen keine zusätzlichen monatlichen Gebühren an. Die Softwareprogramme enthalten in der Regel druckbare Steuerformulare und Quellensteuertabellen.
Neben den finanziellen Einsparungen helfen interne Gehaltsabrechnungssysteme den Unternehmen, vertrauliche Finanzdaten geheim zu halten. Allerdings können Softwareprogramme zeitaufwändig sein, was für kleine Unternehmen mit wenig Personal ein Problem darstellen kann.
Kleinunternehmer profitieren von Buchhaltungssoftware, weil sie ihnen hilft, Forderungen und Verbindlichkeiten zu verfolgen, ihre Rentabilität zu messen und sich auf die Steuersaison vorzubereiten. Ein kleines Unternehmen kann eine Standard-Software verwenden, ohne dass umfangreiche Anpassungen erforderlich sind. Wenn ein Unternehmen wächst, werden die Anforderungen an die Buchhaltung komplexer, und oft wird ein individuelles ERP-System benötigt.
Es gibt viele verschiedene Arten von cloudbasierter Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen. Die Art der Branche und die Anzahl der Mitarbeiter sind zwei Faktoren, die bestimmen, welche Buchhaltungssoftware geeignet ist. Ein Freiberufler braucht zum Beispiel nicht dieselben Funktionen einer Buchhaltungssoftware wie ein Restaurantbesitzer.
So berechnen Sie die Lohnsummensteuer
Wie Sie die Lohnsteuer berechnen, hängt von Ihrem Unternehmen und den örtlichen Gesetzen ab. Im Folgenden finden Sie jedoch einige allgemeine Richtlinien, die von QuickBooks bereitgestellt werden. Der erste Schritt ist die Berechnung des Bruttolohns Ihrer Mitarbeiter.
1. Berechnen Sie das Bruttogehalt Ihrer Mitarbeiter
Sie können das Bruttolohn eines Mitarbeiters anhand seines Lohnsatzes und der geplanten Lohnperiode bestimmen. Die meisten Unternehmen bezahlen ihre Mitarbeiter wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Zur Berechnung des Bruttolohns eines stundenweise beschäftigten Arbeitnehmers multiplizieren Sie die im Lohnzeitraum geleisteten Arbeitsstunden mit dem Stundensatz des Arbeitnehmers. Die Formel lautet wie folgt:
Stundensatz x Gesamtzahl der im Lohnzeitraum geleisteten Stunden = Bruttolohn
Um das Bruttogehalt eines Angestellten zu berechnen, teilen Sie sein Jahresgehalt durch die Anzahl der Lohnperioden im Jahr. Die Formel lautet wie folgt:
Jahresgehalt / Anzahl der Lohnperioden im Jahr = Bruttolohn
Ein Beispiel. Ein Arbeitnehmer verdient 50.000 Dollar im Jahr. Sein Unternehmen bezahlt die Mitarbeiter alle zwei Wochen für insgesamt 26 Lohnperioden. Der Bruttolohn des Mitarbeiters beträgt daher 1.923,08 $.
2. Nehmen Sie Vorsteuerabzüge vor
Nachdem Sie den Bruttolohn ermittelt haben, müssen Sie die Abzüge berücksichtigen. Dabei handelt es sich um Steuerabzüge, aber auch andere Vorsteuerabzüge können anfallen. Zu den Vorsteuerabzügen gehören:
- 401(k) und einige Rentenpläne
- Krankenversicherungspläne
- Gesundheitssparkonto (HSA) oder Flexible Spending Account (FSA) Beiträge
- Einige Lebensversicherungspläne
3. Abzug von Steuern (FICA, Arbeitslosen- und Einkommenssteuer)
Nachdem Sie die Vorsteuerabzüge abgezogen haben, wird das restliche Gehalt besteuert. Der FICA-Steuersatz beträgt 7,65 % – 1,45 % für Medicare und 6,2 % für die Sozialversicherung. Andere Steuersätze richten sich nach den Gesetzen auf Bundes-, Landes- oder Kommunalebene und dem W-4 des Mitarbeiters.
Berechnen Sie die Bundeseinkommenssteuer anhand der Steuertabellen der IRS. Meistens zahlen Sie Bundessteuern, wenn Sie Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern zahlen. Melden Sie alle Zahlungen auf dem IRS-Formular 941.
Ziehen Sie die FICA-Steuer in Höhe von 7,65 % vom Bruttolohn des Arbeitnehmers ab. Sie als Arbeitgeber müssen den Beitrag jedes Arbeitnehmers verdoppeln. Das Unternehmen überweist sowohl die Beiträge des Arbeitnehmers als auch die des Unternehmens an die Sozialversicherung und Medicare.
Ein Angestellter verdient zum Beispiel 1.923 Dollar brutto für den letzten Lohnzeitraum. Um den Sozialversicherungsbeitrag des Arbeitnehmers zu berechnen, multiplizieren Sie $1.923 mit 0,062 und erhalten $119,26. Um den Medicare-Steuerbeitrag des Arbeitnehmers zu berechnen, multiplizieren Sie 1.923 $ mit 0,0145, um 27,88 $ zu erhalten. Insgesamt beläuft sich der FICA-Steuerbeitrag des Arbeitnehmers auf 147,14 $ für den Lohnzahlungszeitraum, den der Arbeitgeber ergänzen muss. In diesem Fall muss der Arbeitgeber 294,28 $ an die IRS zahlen. Die Hälfte davon ist eine direkte Ausgabe für das Unternehmen, die andere Hälfte wird vom Lohnscheck des Arbeitnehmers einbehalten.
Arbeitgeber können keine Einkommenssteuerabzüge geltend machen, aber sie zahlen Bundesarbeitslosensteuern. Der Einkommenssteuerabzugsassistent des IRS hilft Ihnen bei der Ermittlung der von Ihren Arbeitnehmern zu zahlenden Bundeseinkommenssteuer.
4. Freiwillige Abzüge müssen von den verbleibenden Löhnen abgezogen werden
Dazu können gehören:
- Roth 401(k) Beiträge
- Lebensversicherungspläne
- Langfristige Invaliditätsversicherung
- Lohn- pfändungen
- Gewerkschaftsbeiträge
Nach allen Steuern und Abzügen verbleibt der Betrag, den der Arbeitnehmer am Zahltag mit nach Hause nimmt.
Was sind Lohnsummensteuern?
Die Lohnsummensteuer umfasst die Sozialversicherung, die 6,2 % Ihres Einkommens bis zu 132.900 $ einbehält. Die Lohnsummensteuer kommt auch für die Krankenversicherung Medicare auf, die 1,45 % Ihres Einkommens einbehält. Auch die Arbeitgeber zahlen Lohnsteuern. Sie zahlen 6,2 % Ihres Einkommens, so dass der Staat 12,4 % Ihres Gesamteinkommens erhält, und Ihr Arbeitgeber zahlt 1,45 % Ihres Einkommens für Medicare.
Was ist eine Lohnsummensteuersenkung?
Eine Senkung der Lohnsummensteuer würde bedeuten, dass weniger Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einbehalten und von den Gehaltsschecks abgezogen werden. Die Idee ist, dass Arbeitnehmer und Unternehmen mit jedem Gehaltsscheck ein wenig mehr nach Hause bringen, was sie dazu ermutigen würde, mehr auszugeben und die Wirtschaft anzukurbeln.
Was ist ein Lohnsteuerurlaub?
Eine Lohnsteuerbefreiung ist ein Aufschub der Lohnsteuererhebung bis zu einem späteren Zeitpunkt, an dem diese Steuern fällig werden würden. Ein Lohnsteueraufschub soll den Arbeitnehmern eine vorübergehende finanzielle Entlastung verschaffen, indem er ihr Nettoeinkommen vorübergehend erhöht.
Ist die Gehaltsabrechnung Teil der Personalabteilung oder der Buchhaltung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist zwar im Wesentlichen eine buchhalterische Tätigkeit, aber sie befasst sich mit der Bezahlung der Mitarbeiter eines Unternehmens und fällt damit in den Bereich der Humanressourcen (HR). In den meisten Unternehmen ist die Personalabteilung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und damit zusammenhängende Fragen zuständig. In einigen Unternehmen ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung jedoch in der Finanz- oder Buchhaltungsabteilung angesiedelt, und in einigen größeren Unternehmen gibt es sogar eine eigene Lohn- und Gehaltsabteilung.
Was ist der Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Dies ist eine Frage der Perspektive: Für einen Arbeitnehmer ist das Geld, das er von einem Unternehmen als Entschädigung erhält, oft in Form von Lohn oder Gehalt (sowie Boni, Aktienoptionen, Provisionen usw.). Für ein Unternehmen stellen diese Zahlungen einen Aufwand dar, der als Gehaltsabrechnung verbucht wird.
Die Quintessenz
Die Bearbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist ein komplexes und zeitaufwändiges Unterfangen, das die Einhaltung strenger bundes- und landesrechtlicher Vorschriften und Bestimmungen erfordert. Sie erfordert eine umfangreiche Buchführung und viel Liebe zum Detail. Kleine Unternehmen wickeln ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung oft selbst mit cloudbasierter Software ab. Andere Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Lohnbuchhaltung auszulagern oder in ein integriertes ERP-System zu investieren, das die gesamte Buchhaltung und Lohnbuchhaltung verwaltet.
