Wie füllt man das Formular W-4 aus?

Wenn Sie den Arbeitsplatz wechseln und dies nicht erst kürzlich getan haben, werden Sie feststellen, dass sich das W-4-Formular, das jeder Arbeitnehmer ausfüllen muss, um die Höhe der von jedem Gehaltsscheck einbehaltenen Steuern zu ermitteln, geändert hat. Der Internal Revenue Service (IRS) hat das Formular im Jahr 2020 grundlegend überarbeitet, um die Transparenz und die Genauigkeit des Lohnabzugsverfahrens zu erhöhen.

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz nicht wechseln und keinen Grund haben, Ihr W-4 zu ändern, müssen Sie glücklicherweise kein neues Formular ausfüllen. Ihr Arbeitgeber kann das bereits vorhandene Formular weiterverwenden.

Im aktuellen W-4 werden die Arbeitnehmer nicht aufgefordert, persönliche Freibeträge oder Freibeträge für Unterhaltsberechtigte anzugeben, da diese nicht mehr relevant sind. Es wird jedoch gefragt, wie viele Angehörige Sie angeben können. Außerdem wird gefragt, ob Sie Ihren Steuerabzugsbetrag auf der Grundlage bestimmter Faktoren, wie z. B. einer Zweitbeschäftigung oder der Berechtigung zum Einzelabzug, erhöhen oder verringern möchten.

Die aktuelle Version des Formulars W-4 ist seit Dezember 2020 gültig.

So funktioniert das Formular W-4

Das W-4-Formular wurde 2020 komplett überarbeitet und besteht nun aus fünf statt sieben Abschnitten, die ausgefüllt werden müssen.

Die Art und Weise, wie Sie das Formular W-4, Employee’s Withholding Certificate, ausfüllen, bestimmt, wie viel Steuern Ihr Arbeitgeber von Ihrem Gehaltsscheck einbehält. Ihr Arbeitgeber schickt das Geld, das er von Ihrem Gehaltsscheck einbehält, zusammen mit Ihrem Namen und Ihrer Sozialversicherungsnummer an die IRS.

Die von Ihnen einbehaltenen Beträge werden auf die jährliche Einkommensteuerrechnung angerechnet, die Sie bei Abgabe Ihrer Steuererklärung für das Jahr berechnen. Aus diesem Grund werden auf dem W-4-Formular Informationen zur Identifizierung abgefragt, z. B. Ihr Name, Ihre Adresse und Ihre Sozialversicherungsnummer.

Was hat sich auf dem Formular W-4 geändert?

In der aktuellen Version des W-4-Formulars entfällt die Möglichkeit, persönliche Freibeträge geltend zu machen. Früher war dem W-4-Formular ein Arbeitsblatt für persönliche Freibeträge beigefügt, mit dessen Hilfe Sie herausfinden konnten, wie viele Freibeträge Sie beantragen sollten. Je mehr Freibeträge Sie geltend machten, desto weniger würde der Arbeitgeber von Ihrem Gehalt einbehalten.

Die Freibeträge waren früher lose an die persönlichen und abhängigen Freibeträge gebunden, die Sie auf Ihrem Steuerformular angegeben haben. Der Standardabzug wurde dann im Zuge des Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) verdoppelt, während persönliche und abhängige Freibeträge abgeschafft wurden.

Im aktuellen Formular werden Sie in Schritt 3 aufgefordert, die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen in Ihrem Haushalt anzugeben.

Außerdem wird gefragt, ob Ihre Lebensumstände einen höheren oder niedrigeren Steuerabzug rechtfertigen. Zum ersten Mal können Sie angeben, ob Sie ein Einkommen aus einer Nebenbeschäftigung haben oder Abzüge erwarten, die Sie in Ihrer Steuererklärung aufführen werden.

Die 5 Schritte des W-4: Eine Zusammenfassung

Das Formular W-4 umfasst fünf Schritte, von denen einer fakultativ ist.

Schritt 1: Dies sind die üblichen persönlichen Angaben, die Sie identifizieren und angeben, ob Sie Ihre Steuern als Einzelperson, als Verheiratete oder als Haushaltsvorstand einreichen wollen.

Schritt 2: Dieser Teil ist für Personen gedacht, deren Umstände darauf hindeuten, dass sie mehr oder weniger als den Standardbetrag einbehalten sollten. Das Einkommen des Ehepartners, ein Zweitjob oder ein freiberufliches Einkommen sind Faktoren, die hier eingetragen werden können.

Schritt 3: In diesem Abschnitt geben Sie die Anzahl Ihrer Kinder oder anderer unterhaltsberechtigter Personen an.

Schritt 4: In diesem fakultativen Abschnitt können Sie andere Gründe angeben, warum Sie mehr oder weniger von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten. Passive Einkünfte aus Kapitalanlagen können beispielsweise Ihr Jahreseinkommen und den Betrag der von Ihnen zu zahlenden Steuern erhöhen. Die Angabe von Einzelabzügen kann Ihre Steuerschuld verringern. Dies können Gründe sein, um Ihre Einbehaltung auf dem W-4 zu ändern.

Schritt 5: Ihre Unterschrift.

Warum Sie Ihr W-4 möglicherweise überarbeiten sollten

Das aktuelle W-4-Formular, das im Dezember 2020 herausgegeben wurde, war die erste größere Überarbeitung des Formulars seit der Unterzeichnung des TCJA-Gesetzes im Dezember 2017. Mit diesem Gesetz wurden wichtige Änderungen an der Quellensteuer für Arbeitnehmer vorgenommen.

In der Tat können die Überarbeitung des W-4 und die steuerlichen Änderungen seit dem TCJA ein Grund sein, das W-4, das Sie in den Akten haben, noch einmal zu überprüfen und zu sehen, ob Sie Änderungen vornehmen müssen.

Sie haben auch einen guten Grund, Ihr W-4 auf der Grundlage Ihrer jüngsten Steuererklärungen zu überarbeiten, wenn Sie festgestellt haben, dass Sie zum Zeitpunkt der Besteuerung viel Geld schuldeten oder viel Geld zurückbekommen haben, weil Sie zu viel gezahlt haben.

Es ist auch ratsam, Ihr W-4 jedes Mal zu aktualisieren, wenn sich Ihr Leben grundlegend ändert, z. B. bei der Geburt eines Kindes, einer Heirat oder Scheidung oder einer neuen freiberuflichen Tätigkeit.

Das Formular W-4 im Detail

Wenn Sie alleinstehend sind oder mit einem Ehepartner verheiratet sind, der nicht arbeitet, wenn Sie keine Angehörigen haben, wenn Sie nur einen Job haben und wenn Sie keine Steuergutschriften oder Abzüge (außer dem Standardabzug) geltend machen, dann ist das Ausfüllen des W-4-Formulars ganz einfach. Sie müssen lediglich Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Sozialversicherungsnummer und Ihren Steuerstatus angeben und das Formular dann unterschreiben und datieren.

Wenn Sie unterhaltsberechtigt sind, einen verdienenden Ehepartner haben oder Steuergutschriften und -abzüge geltend machen wollen, ist Ihre steuerliche Situation komplexer und Sie müssen mehr Angaben machen.

Im Folgenden wird Schritt für Schritt erläutert, wie das Formular auszufüllen ist.

Schritt 1: Geben Sie Ihre Informationen an

Geben Sie Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihren Status als Steuerpflichtiger und Ihre Sozialversicherungsnummer an. Ihr Arbeitgeber benötigt Ihre Sozialversicherungsnummer, damit das Geld, das er von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten hat, an das Finanzamt weitergeleitet und auf Ihre jährliche Einkommensteuerrechnung angerechnet werden kann.

Nachdem dieser Schritt abgeschlossen ist, müssen  ledige Steuerpflichtige mit einer einfachen Steuersituation, wie oben beschrieben, das Formular nur noch unterschreiben und datieren, und sie sind fertig.

Alle anderen müssen ein paar Schritte mehr machen.

Schritt 2: Geben Sie mehrere Jobs oder einen arbeitenden Ehepartner an

Fahren Sie mit Schritt zwei fort, wenn Sie mehr als einen Arbeitsplatz haben oder Ihr Steuerstatus verheiratet ist und Ihr Ehepartner arbeitet. Wenn dies auf Sie zutrifft, haben Sie eine der folgenden drei Möglichkeiten zur Auswahl:

Option A

Verwenden Sie den Online-Schätzer für die Steuereinbehaltung des IRS und geben Sie die Schätzung gegebenenfalls in Schritt 4 (siehe unten) an.

Option B

Füllen Sie das Arbeitsblatt für Mehrfachbeschäftigungen auf Seite 3 des Formulars W-4 aus, und tragen Sie das Ergebnis in Schritt 4(c) ein, wie unten erläutert.

Das Finanzamt rät, dass das Arbeitsblatt nur von einem der Eheleute ausgefüllt werden sollte, und zwar von demjenigen, der den besser bezahlten Job hat, um einen möglichst genauen Steuerabzug zu erhalten.

Beim Ausfüllen des Arbeitsblatts «Mehrere Beschäftigungen» müssen Sie zunächst unterscheiden, ob Sie zwei Beschäftigungen haben (sowohl Sie als auch Ihr Ehepartner), oder drei oder mehr. Wenn Sie und Ihr Ehepartner jeweils einen Arbeitsplatz haben, füllen Sie Zeile 1 des Formulars aus. Wenn Sie zwei Arbeitsplätze haben und Ihr Ehepartner nicht arbeitet, füllen Sie ebenfalls Zeile 1 aus.

Um Zeile 1 korrekt auszufüllen, müssen Sie die Diagramme auf Seite vier des Formulars W-4 verwenden. Diese Diagramme sind nach Steuerstatus unterteilt, so dass Sie das richtige Diagramm auswählen müssen, je nachdem, wie Sie Ihre Steuern einreichen. In der linken Spalte sind die Dollarbeträge für den besser verdienenden Ehepartner aufgeführt, in der oberen Zeile die Dollarbeträge für den schlechter verdienenden Ehepartner.

Betrachten wir zum Beispiel eine Person, die verheiratet ist und die Steuererklärung gemeinsam einreicht. Angenommen, Ehegatte A verdient 80.000 USD pro Jahr und Ehegatte B 50.000 USD pro Jahr, dann müsste Ehegatte A 8.340 USD auswählen (die Schnittmenge der Zeile 80.000-99.999 USD aus der linken Spalte und der Spalte 50.000- 59.999 USD aus der oberen Zeile), um Zeile 1 auf dem Arbeitsblatt «Multiple Jobs» auszufüllen.

Wenn Sie und Ihr Ehepartner zusammen drei oder mehr Jobs haben, müssen Sie den zweiten Teil des Arbeitsblatts «Mehrere Jobs» ausfüllen. Wählen Sie zunächst Ihren höchstbezahlten Job und den zweithöchstbezahlten Job aus. Ermitteln Sie anhand der Diagramme auf Seite 4 den Betrag, den Sie zu Zeile 2a auf Seite 3 hinzufügen müssen. Dieser Schritt ist derselbe wie im obigen Beispiel, nur dass Sie den zweithöchstbezahlten Job als «niedriger bezahlten Job» verwenden.

Als Nächstes müssen Sie die Löhne Ihrer beiden bestbezahlten Stellen addieren. Verwenden Sie diese Zahl für die «besser bezahlte Stelle» im Diagramm auf Seite 4, während Sie den Lohn der dritten Stelle als «schlechter bezahlte Stelle» verwenden. Tragen Sie den Betrag aus dem Diagramm in Zeile 2b auf Seite 3 ein, und addieren Sie die Zeilen 2a und 2b, um 2c auszufüllen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Ehepartner A zwei Jobs hat, bei denen er 50.000 $ und 15.000 $ verdient, während Ehepartner B einen Job hat, bei dem er 40.000 $ verdient. Ehepartner A würde 3.490 $ in Zeile 2a eintragen (die Schnittmenge der Zeile 50.000 $ – 59.999 $ aus der linken Spalte und der Spalte 40.000 $ – 49.999 $ aus der oberen Zeile). Addiert man 50.000 $ und 40.000 $ zu einem Gesamtbetrag von 90.000 $, würde Ehepartner A 3.150 $ in Zeile 2c eintragen (die Schnittmenge der Zeile 80.000 $ – 99.999 $ aus der linken Spalte und der Spalte 10.000 $ – 19.999 $ aus der oberen Zeile). Die Addition dieser beiden Beträge ergibt 6.640 $ für Zeile 2c.

In Zeile 3 des Arbeitsblatts «Mehrere Jobs» müssen Sie die Anzahl der Lohnperioden im Jahr für den höchstbezahlten Job angeben, z. B. 12 für monatlich, 26 für zweiwöchentlich oder 52 für wöchentlich. Teilen Sie den Jahresbetrag in Zeile 1 (bei zwei Arbeitsplätzen) oder Zeile 2c (bei drei oder mehr Arbeitsplätzen) durch die Anzahl der Lohnperioden. Tragen Sie diese Zahl in Zeile 4 des Arbeitsblatts für mehrere Arbeitsplätze und in Zeile 4c des Formulars W-4 ein.

Option C

Kreuzen Sie das Kästchen in Option C an, wenn Sie beide insgesamt nur zwei Jobs haben, und machen Sie dasselbe auf dem W-4 für den anderen Job. Diese Option ist sinnvoll, wenn beide ungefähr gleich viel verdienen. Andernfalls wird möglicherweise mehr Steuer einbehalten als nötig.

Schritt 3: Angehörige hinzufügen

Wenn Sie Angehörige haben, füllen Sie Schritt 3 aus, um Ihren Anspruch auf den Kindersteuerfreibetrag und den Freibetrag für andere Angehörige zu ermitteln. Alleinstehende Steuerzahler mit einem Einkommen von weniger als 200.000 Dollar – oder verheiratete Steuerzahler, die gemeinsam weniger als 400.000 Dollar verdienen – haben Anspruch auf den Kinderfreibetrag.

Technisch gesehen ist die IRS-Definition eines Abhängigen ziemlich verworren (siehe IRS-Publikation 501 für Details), aber die kurze Antwort ist, dass ein Abhängiger ein qualifiziertes Kind oder ein qualifizierter Verwandter ist, der mit Ihnen zusammenlebt und von Ihnen finanziell unterstützt wird.

Multiplizieren Sie die Anzahl der anspruchsberechtigten Kinder unter 17 Jahren mit 2.000 $ und die Anzahl der anderen Familienangehörigen mit 500 $. Addieren Sie die Summe der beiden Beträge zu Zeile 3.

Schritt 4: Andere Anpassungen hinzufügen

In diesem Abschnitt fragt das Finanzamt, ob Sie einen zusätzlichen Betrag von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten möchten.

«Natürlich nicht», sagst du. «Du nimmst schon genug von meinem Geld.»

Die Angaben, die Sie in den vorangegangenen Abschnitten gemacht haben, könnten jedoch dazu führen, dass Ihr Arbeitgeber im Laufe des Jahres zu wenig Steuern einbehält. Das könnte dazu führen, dass Sie im April eine hohe Steuerrechnung und möglicherweise Strafzahlungen und Zinsen für zu niedrige Zahlungen erhalten.

Woher wissen Sie, ob dies der Fall sein könnte? Eine wahrscheinliche Ursache ist, dass Sie erhebliche Einkünfte erhalten, die auf dem Formular 1099 ausgewiesen sind, das für Zinsen, Dividenden oder Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit verwendet wird, auf die Sie noch keine Steuern gezahlt haben. Es kann auch sein, dass Sie noch arbeiten, aber Rentenleistungen aus einer früheren Beschäftigung oder Sozialversicherungsleistungen beziehen.

In Schritt 4 des W-4-Formulars können Sie zusätzliche Beträge einbehalten lassen, indem Sie einen oder mehrere der folgenden drei Abschnitte ausfüllen:

Zeile 4(a)

Wenn Sie voraussichtlich «außerberufliche» Einkünfte erzielen, die nicht dem Steuerabzug unterliegen, wie z. B. Einkünfte aus Dividenden oder Rentenkonten, geben Sie den Betrag in diesem Abschnitt an.

Zeile 4(b)

Füllen Sie diesen Abschnitt aus, wenn Sie Ihre Abzüge voraussichtlich aufschlüsseln und Ihren Steuerabzug verringern möchten. Um Ihre Abzüge zu schätzen, verwenden Sie das Arbeitsblatt «Abzüge» auf Seite drei des W-4-Formulars.

Zeile 4(c)

In diesem Abschnitt können Sie alle zusätzlichen Steuern angeben, die Sie in jedem Gehaltszeitraum von Ihrem Lohn einbehalten möchten – einschließlich der Beträge aus dem Arbeitsblatt «Mehrere Jobs», wie oben beschrieben, falls dies auf Sie zutrifft.

Schritt 5: Formular W-4 unterschreiben und datieren

Das Formular ist erst gültig, wenn Sie es unterschreiben.

Denken Sie daran, dass Sie das neue W-4-Formular nur ausfüllen müssen, wenn Sie eine neue Stelle antreten oder wenn Sie den von Ihrem Lohn einbehaltenen Betrag ändern möchten.

Besondere Erwägungen bei der Einreichung des Formulars W-4

Wenn Sie in der Mitte des Jahres eine Stelle antreten und nicht schon früher im Jahr beschäftigt waren, gibt es einen steuerlichen Trick, mit dem Sie Geld sparen können: Wenn Sie nicht mehr als 245 Tage im Jahr beschäftigt sind, beantragen Sie schriftlich, dass Ihr Arbeitgeber die Teiljahresmethode zur Berechnung Ihres Steuerabzugs verwendet.

Die Standardformel für den Einbehalt geht von einer ganzjährigen Beschäftigung aus. Wenn Sie also nicht die Teiljahresmethode anwenden, wird zu viel einbehalten, und Sie müssen bis zur Steuerzeit warten, um das Geld zurückzubekommen.

Die Quintessenz

Arbeitnehmer müssen W-4-Formulare ausfüllen, weil das Finanzamt von ihnen verlangt, dass sie das ganze Jahr über Steuern auf ihr Einkommen zahlen, so wie sie es verdienen.

Wenn Sie zu wenig Steuern einbehalten haben, könnten Sie dem Finanzamt im April eine überraschend hohe Summe schulden, zuzüglich Zinsen und Strafen für zu geringe Zahlungen während des Jahres.

Wenn Sie zu viele Steuern einbehalten, wird Ihr monatliches Budget knapper, als es sein müsste. Außerdem geben Sie dem Staat ein zinsloses Darlehen, während Sie das Geld lieber sparen oder investieren könnten. Die zu viel gezahlten Steuern erhalten Sie erst im folgenden Jahr zurück, wenn Sie Ihre Steuererklärung abgeben und eine Erstattung erhalten.